Etapy współpracy w projektowaniu usług

Przebieg współpracy w projektowaniu usług można przedstawić liniowo, dla przedstawienia najistotniejszych działań i zdarzeń. Poniższy obraz jest taką właśnie ilustracją. Dalej omówimy poszczególne elementy procesu.

Można przyjąć, że zasadniczo każdy projekt składa się z pokazanych etapów. Jednak w zależności od uzgodnień z klientem, projekt może kończyć się na jednym z pośrednich kamieni milowych, zamiast dotrzeć do ostatniego - zamknięcia opracowywanej wersji.

Różnice pomiędzy indywidualnymi projektami wynikają z ich charakterystyki merytorycznej i przedmiotu projektu. Są to przede wszystkim:
Cel i zakres projektu - co ma zostać zrealizowane i dlaczego.
Złożoność tematu - w zależności od stopnia skomplikowania, może okazać się, że projekt będzie wymagał podzielenia na mniejsze podprojekty, synchronizowane w miarę upływu prac, dla sprawniejszej realizacji.
Zasoby do przeprowadzenia projektu - Ludzie, narzędzia, budżet.
Czas do dyspozycji - jest to istotny z biznesowego punktu, specyficzny zasób.

Kliknij, by zobaczyć cały proces (otwiera się w nowym oknie)

Omówienie składowych procesu

Zarządzanie projektem biznesowym - działania mające na celu osiągnięcie celów biznesowych lub rozwiązanie konkretnego problemu w organizacji, w ramach ustalonych z klientem założeń projektowych. W tym obszarze przykładamy uwagę do jasnej dwustronnej komunikacji oraz do zachowania równowagi pomiędzy jakością, kosztem i czasem trwania poszczególnych etapów.

Projekt kreatywny - sedno projektu biznesowego. To "czasoprzestrzeń" tworzenia innowacyjnych rozwiązań, produktów lub usług, których oczekują klienci. Łączy działania dywergencyjne i konwergencyjne. W tym obszarze najważniejsze są rozumienie obecnego stanu rzeczy, szukanie szans, pomysłowość i wyobraźnia.

Nadzór autorski proces, w którym twórca(-y) projektu sprawuje kontrolę nad realizacją swojego dzieła, zapewniając, że jest ono realizowane zgodnie z koncepcją i założeniami. Jest to naturalne wsparcie dla klienta oraz narzędzie gromadzenia obserwacji przed ewentualną kolejną rundą wersjonowania zaprojektowanego rozwiązania.

Etapy i kamienie milowe

0. Pierwszy kontakt, NDA, Omówienie możliwości współpracy, określenie zakresu
Pierwszy kontakt to nawiązanie relacji między klientem a nami. Może to być rozmowa telefoniczna, e-mail lub spotkanie. W tym etapie strony podpisują umowę o poufności (NDA), aby zabezpieczyć wymianę informacji. Następnie omawiane są możliwości współpracy, cele projektu oraz wstępne oczekiwania, co pozwala na zbudowanie zaufania i otwarcie drogi do dalszych rozmów. Ustalenie zakresu współpracy jest kluczowe dla uniknięcia nieporozumień w późniejszych etapach projektu.

1. Brief projektu
Brief to dokument, który szczegółowo opisuje cele projektu, grupę docelową, kluczowe funkcje oraz harmonogram. Jest to fundament, na którym będzie oparty cały proces projektowy. Brief powinien być zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych stron.

Analiza potrzeb i wymagań. Zakres, Harmonogram, Wycena
W tym etapie przeprowadza się badania dotyczące potrzeb użytkowników oraz wymagań związanych z projektem. Zbieranie danych pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu. Na podstawie zebranych informacji ustala się ostateczny zakres projektu, harmonogram działań oraz koszty. Wycenę można opierać na analizie zasobów, czasu pracy oraz potencjalnych ryzyk. Kluczowe jest, aby strony zgodziły się na ustalone warunki.

2. Umowa
Umowa formalizuje wszystkie ustalenia dotyczące współpracy, w tym zakres, harmonogram, wycenę oraz zobowiązania obu stron. Jest to dokument prawny, który chroni interesy zarówno klienta, jak i zespołu projektowego.

Kolejne kamienie milowe:

3. Raport i rekomendacje
Zespół przedstawia klientowi raport, który podsumowuje zebrane dane, wnioski z badań oraz rekomendacje dotyczące dalszych działań. Raport stanowi podstawę do podejmowania decyzji przed kolejnym etapem projektu.

4. Koncepcja i plan
Ten kamień milowy oznacza akceptację klienta dla konkretnej koncepcji rozwiązania oraz planu kolejnych prac. To konieczny krok do uzyskania zgody na dalsze działania.

5. Prototyp(-y)
W rezultacie poprzedniego etapu następuje prezentacja klientowi i zatwierdzenie przez niego prototypu ( niekiedy prototypów).

6. Roll-out plan & KPI
W tym kamieniu milowym zatwierdzany jest plan wdrożenia (roll-out plan), który określa, jak i kiedy rozwiązanie będzie wprowadzane na rynek oraz wskaźniki KPI do monitorowania sukcesu projektu.

7. Zamknięcie wersji rozwiązania
Ostatni kamień milowy to formalne zamknięcie wersji rozwiązania. Obejmuje to dokumentację, podsumowanie całego procesu oraz wnioski, które mogą być wykorzystane w kolejnych rundach projektu, a także w innych projektach.

Każdy z tych etapów jest istotny dla skutecznego projektowania i wdrażania usług. Pomiędzy poszczególnymi kamieniami milowymi są, jak widać na schemacie, niewypełnione pola, które objaśniamy dokładnie przy rozmowach o współpracy.

Jeśli czytasz te słowa, to zróbmy kolejny krok. Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o potrzebach i szczegółach.